7 Langkah dalam Proses Purchase Request yang Efektif

Proses Purchase Request mungkin terdengar semudah membeli kebutuhan mingguan di supermarket. Namun, pikirkan kembali semua kesalahan yang sering kita lakukan saat berbelanja: membeli barang yang sebenarnya tidak dibutuhkan karena tergoda sesaat, atau keluar dari toko dengan dompet terasa jauh lebih ringan.

Pembelian dalam skala yang lebih besar tidak jauh berbeda. Banyak bisnis berakhir dengan kelebihan stok yang justru lebih banyak mendatangkan kerugian daripada manfaat.

Di sinilah pentingnya Purchase Request (PR). Tapi sebelum kita masuk lebih dalam, mari pahami dulu apa sebenarnya dokumen ini.

Secara sederhana, Purchase Requisition adalah dokumen internal yang merinci barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Karena bersifat internal, dokumen ini perlu mendapatkan persetujuan dari pihak-pihak terkait sebelum akhirnya tim pengadaan (procurement) mengirimkan Purchase Order (PO) kepada vendor.

Apa itu procurement?

Purchase Request: Apakah Benar-Benar Diperlukan?

Jawaban dari pertanyaan ini tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan.

Perusahaan kecil mungkin masih bisa berjalan tanpa proses Purchase Request (PR). Namun bagi perusahaan besar dengan ratusan karyawan, memiliki proses PR akan sangat membantu untuk melacak asal permintaan tanpa perlu “bermain detektif”.

7 Langkah dalam Proses Purchase Request

Alur proses PR bisa dibuat sederhana atau kompleks, tergantung kebutuhan perusahaan. Namun tentu tak ada yang ingin proses yang panjang dan berbelit hingga berminggu-minggu hanya untuk mendapat persetujuan dari tim pengadaan.

Oleh karena itu, proses PR harus fleksibel dan dapat disesuaikan. Meskipun menambahkan satu langkah persetujuan, manfaat yang diberikan jauh lebih besar dibanding kekurangannya.

Berikut adalah alur umumnya:

1. Pengajuan Kebutuhan
   Proses dimulai ketika perusahaan memiliki kebutuhan pembelian. Bisa berupa alat tulis kantor hingga kebutuhan pantry, yang kemudian diisi ke dalam formulir PR.
2. Persetujuan Internal
   Formulir PR yang telah diisi diajukan ke kepala departemen terkait untuk direview dan disetujui.
3. Persetujuan Tim Purchasing dan Finance
   Setelah disetujui oleh kepala departemen, dokumen akan ditinjau oleh tim pengadaan dan keuangan. Mereka dapat menyetujui atau menolak berdasarkan urgensi dan ketersediaan anggaran.
4. Permintaan Penawaran Harga (Quotation)
   Tim purchasing menghubungi beberapa vendor untuk meminta penawaran harga guna dibandingkan dari sisi biaya, keandalan, dan waktu pengiriman.
5. Pembuatan Purchase Order (PO)
   Setelah penawaran dipilih, tim purchasing menerbitkan PO dan mengirimkannya ke vendor. PO ini merupakan kontrak resmi antara pembeli dan vendor.
6. Penerimaan Barang
   Barang diterima dan dicek kesesuaiannya baik dari sisi jumlah maupun kualitas. Jika ada barang yang tidak sesuai, proses retur dilakukan di tahap ini.
7. Pencocokan Tiga Dokumen (3-Way Matching)
   Untuk memastikan akurasi, dilakukan pencocokan antara Purchase Requisition, Purchase Order, dan Invoice dari vendor.

Kendala dalam Proses Purchase Request

Seperti yang terlihat, proses PR melibatkan banyak dokumen dan perpindahan antar pihak yang rentan terhadap kerusakan atau bahkan hilang, sehingga menimbulkan keterlambatan.

Namun ada solusi untuk masalah ini…

Kenalan dengan ADAM: Solusi E-Procurement Otomatis

ADAM adalah penyedia solusi e-procurement terintegrasi yang membantu mengotomatiskan proses PR dari awal hingga akhir.

Otomatisasi adalah solusi ideal untuk menyederhanakan alur PR Anda: mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan transparansi pengeluaran, serta mempercepat produktivitas!

Kesimpulan

Menerapkan proses Purchase Requisition yang efisien adalah kunci untuk mengoptimalkan alur kerja pengadaan. Langkah berikutnya adalah menyederhanakan proses Purchase Order Anda. Panduan kami tentang “7 Hal Penting yang Perlu Anda Ketahui tentang Purchase Order” dapat membantu Anda meningkatkan akurasi, menghemat waktu, dan memastikan komunikasi yang lancar di seluruh departemen.